Инструкция по ведению архива в лаборатории

. контакты 8 929 943 69 68 http://vk.com/club23595476 .

Инструкция  по организации и ведению архива  в испытательной лаборатории

Инструкция по организации и ведению архива в испытательной лаборатории (далее – Инструкция) разработана в целях установления единого порядка оформления для сдачи в архив и подготовки к уничтожению документов, образующихся в деятельности испытательной лаборатории .

Инструкция определяет порядок подготовки и оформления документов к последующему хранению, порядок учета, использования и хранения документов, образующихся в деятельности испытательной лаборатории, методику отбора дел (нарядов, журналов) для постоянного хранения и выделения их к уничтожению.

    1. Общие положения по ведению архива в испытательной лаборатории

В Настоящей инструкции реализованы нормы федеральных законов от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ “Об информации, информационных технологиях и о защите информации”, от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации”.
Настоящая Инструкция по разработана в соответствии с       «Об архивном деле в Российской Федерации», Основными правилами работы ведомственных архивов, утвержденными приказом Главархива СССР от 5 сентября 1985 г. № 263,

Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Федеральной архивной службой России от 6 октября 2000 г.,  Номенклатурой дел и документов, образующихся в деятельности испытательных лабораторий

  • ГОСТ Р 7.0.8-2013. Делопроизводство и архивное дело в лаборатории. Термины и определения

1.2. Оформление для сдачи в архив и подготовку к уничтожению документов, образующихся в деятельности испытательной лаборатории (далее – документы), осуществляет сотрудник лаборатории , ответственный за ведение архива.

Секретарь испытательной лаборатории или замещающее его должностное лицо исполняет обязанности по ведению архива в части полномочий (Входящие ,исходящие регистрационные документы ) не переданных сотруднику лаборатории.
Установленные в  инструкции  термины расположены в систематизированном порядке, отражающем терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела.

Для каждого понятия установлен один стандартизированный термин.

Стандартизированные термины набраны полужирным шрифтом, их краткие формы представлены аббревиатурой, а синонимы – курсивом.

Термины, установленные инструкцией м стандартом, рекомендуются для применения во всех видах документации и и инструкций  по делопроизводству и архивному делу, входящих в сферу действия работ по стандартизации и (или) использующих результаты этих работ.

  • 3 Термины и определения

архивное дело: Деятельность, обеспечивающая организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.
архив (нрк архивохранилище): Организация или структурное подразделение организации, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов.
документ: Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
официальный документ: Документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке.
архивный документ: Документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства.
10 электронный документ: Документ, информация которого представлена в электронной форме.
11 документированная информация: Структурированная информация, зафиксированная на носителе.
12 носитель (документированной) информации: Материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации.
13 автор документа: Организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ.
14 юридическая значимость документа: Свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера.
15 юридическая сила документа: Свойство официального документа вызывать правовые последствия.
16 аутентичность (электронного документа): Свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному.
17 достоверность (электронного документа): Свойство электронного документа, при котором содержание электронного документа является полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности.
18 целостность (электронного документа): Состояние электронного документа, в который после его создания не вносились никакие изменения.
19 пригодность для использования (электронного документа): Свойство электронного документа, позволяющее его локализовать и воспроизвести в любой момент времени.
20 подлинный документ: Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.
21 подлинник документа: Первый или единственный экземпляр документа.
22 дубликат документа: Повторный экземпляр подлинника документа.
23 копия документа: Экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.
24 электронная копия документа: Копия документа, созданная в электронной форме.
25 заверенная копия документа: Копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.
26 выписка из документа: Копия части документа, заверенная в установленном порядке.
27 письменный документ: Документ, информация которого зафиксирована знаками письменности.
28 текстовой документ: Содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.
29 изобразительный документ: Документ, воспроизводящий внешний вид и/или внутреннюю структуру какого-либо объекта.
30 фотодокумент: Изобразительный документ, созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде отдельных изображений – статичных образов.
31 аудиовизуальный документ: Документ, содержащий изобразительную и/или звуковую информацию.
32 видеодокумент: Аудиовизуальный документ, созданный способом видеозаписи, фиксирующим информацию в виде последовательно расположенных изображений – динамичных образов.
33 кинодокумент: Изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде последовательно расположенных изображений – динамичных образов.
34 фонодокумент: Аудиовизуальный документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.
35 графический документ: Изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени, точек, цвета.
36 реквизит документа: Элемент оформления документа.
37 формуляр документа: Совокупность реквизитов документа, расположенных в установленной последовательности.
38 хранение документов: Организация рационального размещения и обеспечение сохранности документов.
39 экспертиза ценности документов: Изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов.
40 срок хранения документов: Период времени, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе документального или архивного фонда.
41 постоянное хранение документов: Вечное хранение документов без права их уничтожения.
42 временное хранение документов: Хранение документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами.
43 доступ к документу: Возможность и условия получения и использования документа

  • 3.2 Делопроизводство в лаборатории
  • 3.2.1 Документирование в лаборатории

44 документирование: Запись информации на носителе по установленным правилам.
45 средства документирования: Средства организационной и компьютерной техники, используемые для записи информации на носителе.
46 система документации: Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам назначения, сферы деятельности и единых требований к их оформлению.
47 вид документа: Классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения.
48 бланк документа: Лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.
49 унифицированная форма документа; УФД: Формуляр документа определенного вида, содержащий постоянную часть текста.
50 табель унифицированных форм документов: Перечень установленных к применению унифицированных форм документов.
51 альбом унифицированных форм документов: Сборник установленных к применению унифицированных форм документов с указаниями по их заполнению.
52 оформление документа: Проставление на документе необходимых реквизитов.
53 согласование документа; визирование: Оценка проекта официального документа заинтересованными организациями, должностными лицами, специалистами.
54 лист согласования (визирования) документа: Часть официального документа с отметками (визами) о согласовании.
55 виза: Реквизит, фиксирующий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.
56 гриф согласования: Реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором документа, с его содержанием.
57 подписание (документа): Заверение документа собственноручной подписью должностного или физического лица по установленной форме.
58 подпись: Реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица.
59 электронная подпись: Информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ.
60 утверждение документа: Способ придания документу правового статуса.

    2. Экспертиза ценности документов лаборатории , определение сроков их хранения

2.1. Экспертиза ценности документов (протоколов испытаний, материалов, нарядов, журналов, карточек) проводится в целях оценки их юридической, исторической и иной значимости, отбора на постоянное хранение и выделения к уничтожению в соответствии с нормативными правовыми и методическими документами в области архивного дела.

2.2. При проведении экспертизы ценности документов определяются сроки их хранения, при этом осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения; выделяются к уничтожению документы, сроки хранения которых истекли. Одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел.

2.3. Запрещается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел (нарядов) без просмотра самих документов.

2.4. По результатам экспертизы ценности документов составляются:

- опись документов постоянного хранения;

- опись документов долговременного хранения;

- акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

2.5. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов создается комиссия

2.6.  Комиссия создается и функционирует в соответствии с, утвержденным приказом Генерального директора .

2.7. Сроки хранения документов устанавливаются в соответствии с Типовой номенклатурой.

2.8. Сроки хранения документов, которые не предусмотрены Типовой номенклатурой, устанавливаются   комиссией с учетом Перечня документов   общей юрисдикции с указанием сроков хранения, утвержденного приказом, исходя из научной и практической ценности документов.

2.9. Порядок исчисления сроков хранения протоколов испытаний, материалов, нарядов, журналов устанавливается Типовой номенклатурой.

  • 3. Оформление и сдача в архив документов лаборатории . Формирование описей лаборатории

3.1. Общие положения

3.1.1. Решение о передаче в архив документов принимает начальник лаборатории на основании требований для сдачи в архив, установленных Инструкцией по делопроизводству. Начальник лаборатории проверяет все производство по делу (материалу), обращение к исполнению и выполнению .

3.1.2. Акты испытаний ,протоколы испытаний,материалы, наряды и журналы подлежат оформлению и сдаче в архив не позднее одного месяца после наступления события, являющегося основанием для их списания в архив.

3.1.3. Работник сотрудник лаборатории, ответственный за ведение архива, тщательно просматривает все документы лаборатории(материалу, наряду, журналу), подлежащему сдаче в архив, обращение к исполнению вступившего в законную силу судебного решения (постановления).

3.1.4. На титульном листе документов лаборатории(материала, наряда, журнала) указываются реквизиты в соответствии с  требованиями, установленными Инструкцией по делопроизводству, а также проставляется штамп с отметками о сроке хранения и дате передачи его в архив, заверенными подписью начальника лаборатории.

3.1.5. Перед сдачей в архив учетно-статистических карточек сотрудник лаборатории, ответственный за ведение архива, проверяет их наличие и заполнение в них всех предусмотренных реквизитов.

3.1.6. Документы передаются в архив по сдаточным описям (приложение 1), которые ведутся в электронной форме в течение календарного года, записи в них вносятся по мере сдачи документов в архив. Сдаточные описи считаются законченными после внесения в них всех документов, подлежащих сдаче в архив в течение календарного года.

3.1.7. При отсутствии должности архивариуса документы передаются следующим образом:

- акты испытаний ,протоколы испытаний, документы о качестве, журналы, карточки, подлежащие постоянному хранению, – по описям документов постоянного хранения;

- акты испытаний ,протоколы испытаний подлежащие хранению свыше 10 лет, – по описям документов долговременного хранения;

- акты испытаний ,протоколы испытаний материалы, документы о качестве, журналы, карточки, подлежащие хранению 10 лет и менее – по сдаточным описям (приложение 1), формируемым с учетом требований, предусмотренных п. 3.1.6 настоящей Инструкции.

3.1.8. Документы передаются в архив испытательной лаборатории на основании акта приема-передачи (приложение 2). К акту прилагаются сдаточные описи (в соответствующей их части) в электронной форме и бумажной (два экземпляра, заверенные на каждом листе описи подписями принимающего и передающего, – по одному для каждого из них).

3.1.9. При отсутствии должности архивариуса акт приема-передачи (приложение 2) оформляется по окончании календарного года, но не позднее марта следующего года. В этом случае к акту прикладываются указанные в п. 3.1.7 настоящей Инструкции описи (их соответствующие разделы) в электронной форме и бумажной (в одном экземпляре).

3.2. Оформление документов, подлежащих постоянному и временному (свыше 10 лет) хранению

3.2.1. Дело (папка ) должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см. Если количество листов превышает 250, документы формируются в тома. Содержание каждого тома папки уточняется в подзаголовке тома.

3.2.2. Дело (папка ) подшиваются в твердую обложку на 4 прокола с учетом возможности свободного чтения текста, дат, виз и резолюций. Не допускается подшивка в папку нескольких экземпляров (дубликатов) одного и того же документа, черновиков документов. Все металлические скрепки и скобки из папки  удаляются.

3.2.3. Листы дела (папки ) пронумеровываются. Нумерация листов дела, папки , журнала осуществляется в соответствии с требованиями, установленными Инструкцией по  делопроизводству. В случае существенного изменения нумерации листов дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый, если он имеется в деле (папке), сохраняется в нем.

3.2.4. В деле (наряде) составляется внутренняя опись (приложение 3). Листы, на которых сделана внутренняя опись, нумеруются отдельно.

3.2.5. В конце дела (наряда) подшивается отдельный лист-заверитель по форме, установленной Инструкцией . Лист-заверитель не нумеруется. Если дело (наряд)  прошито без листа-заверителя, то он наклеивается на внутреннюю сторону задней обложки дела (наряда). В листе-заверителе оговариваются особенности нумерации листов дела (наряда), в т.ч. номера листов с наклеенными фотографиями, документами, номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (наряда) (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

3.2.6. В журналах пронумеровываются страницы, на оборотной стороне последнего чистого листа составляется заверительная надпись по форме, установленной Инструкцией .

3.2.7. Лист-заверитель для карточек составляется на отдельном чистом листе формата карточки по форме, установленной для нарядов, и хранится вместе с карточками.

  • 3.3. Составление описей документов постоянного и долговременного хранения

3.3.1. Акты испытаний ,протоколы испытаний,  документы о качестве, журналы, карточки (картотеки) постоянного хранения включаются в опись документов постоянного хранения (приложение 4), дела временного (свыше 10 лет) хранения – в опись документов долговременного хранения (приложение 5).

3.3.2. Основой для составления описей документов постоянного и долговременного хранения  является номенклатура дел. Индивидуальная номенклатура дел и документов испытательной лаборатории формируется на основе Типовой номенклатуры и разработанной Управлением примерной номенклатуры дел на судебном участке. Порядок и требования к формированию индивидуальной номенклатуры устанавливаются Типовой номенклатурой.

3.3.3. Каждая опись документов лаборатории  постоянного и долговременного хранения состоит из годовых разделов. В годовой раздел описи вносятся документы, оконченные (сформированные) в соответствующем году. При её составлении соблюдаются следующие требования:

- годовые разделы описи  лаборатории ведутся единой, валовой нумерацией. Номера по порядку в годовом разделе описи продолжают нумерацию годового раздела описи предшествующего года. Опись заканчивается, если в нее включены годовые разделы сводных описей дел постоянного хранения за 5 лет. Каждой законченной описи присваивается номер;

- каждый документ (дело, наряд, журнал) вносится под самостоятельным порядковым номером. Если дело (наряд) состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Картотека на тома не разбивается и вносится под одним порядковым номером с указанием количества карточек;

- заголовок документа (дела, наряда, журнала, картотеки) переносится в опись без сокращений и должен соответствовать его наименованию по номенклатуре дел. Если в опись вносятся дела (документы о качестве), состоящие из нескольких томов, то в ней указывается общий заголовок, номер тома, его подзаголовок. При внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами “То же”, при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

- графа описи «примечание» используется для отметок об особенностях состояния документов, передаче дел другим организациям со ссылкой на необходимый документ и т.п.

3.3.4. После внесения   (документа о качестве , журнала) в опись на его обложке рядом с пометкой о сроке хранения проставляются номер описи и номер дела (папки , журнала) по описи.

3.3.5. Годовые разделы описей лаборатории  рассматриваются и согласовываются Генеральным директором , о чем ставится отметка с указанием номера протокола  комиссии и даты её заседания.

3.3.6. Согласованные годовые разделы описей утверждаются начальником лаборатории по окончании календарного года, но не позднее марта следующего года, и направляются на рассмотрение и утверждение Генеральным директром (описи После их утверждения годовые разделы описей – возвращаются в лабораторию  и хранятся в отдельной папке.

3.3.7. Внесение в годовой раздел описи изменений после утверждения его центральной экспертной комиссией допускается только по согласованию  с ней. При этом заголовки дополнительно обнаруженных дел могут быть внесены в годовой раздел под литерными номерами. В этом случае в итоговой записи годового раздела указываются основания внесенных изменений.

3.3.8. Годовые разделы, если они не являются законченной описью, не подшиваются, хранятся в папках с клапанами и завязками.

3.3.9. К законченной описи составляется лист-заверитель (приложение 6), вместе с которым она подшивается в твердую обложку.

4. Выделение и подготовка документов к уничтожению в лаборатории

4.1. Находящиеся в архиве документы лаборатории , по которым истек срок хранения, выделяются к уничтожению.

4.2. Из выделенных к уничтожению протоколов испытаний,актов испытаний  и материалов изымаются подлинники итоговых актов ( заключений ,решений,  распоряжений , которыми дело рассмотрено по существу, а также последующих определений и постановлений вышестоящих судов). Из прекращенных дел, дел по искам, оставленным без рассмотрения, необходимо изымать подлинники определений (постановлений) о прекращении производства по делу, об оставлении без рассмотрения.

4.3. На подлинниках судебных актов проставляются регистрационные номера дел, из которых они изъяты. Затем документы подшиваются в порядке номеров дел в документы о качестве в соответствии с требованиями, установленными настоящей Инструкцией к нарядам постоянного хранения.

4.4. Из протоколов испытаний (материалов, нарядов), подлежащих уничтожению, остаются на хранение личные документы, которые помещаются в отдельную папку, содержащую внутреннюю опись документов, в которую вносятся: фамилия, имя, отчество владельца документа, наименование документа и номер дела (материала, наряда), из которого он изъят, год рассмотрения дела (материала), номер и дата акта об уничтожении дела (материала, наряда). Невостребованные личные документы хранятся в архиве 50 лет, после чего уничтожаются.

4.5. В учетно-статистических карточках по делам дел, выделенным к уничтожению, делается отметка об уничтожении  с указанием номера и даты составления акта и протокола заседания комиссии.

4.6. Выделенные к уничтожению документы оформляются актом (приложение 7), при составлении которого должны соблюдаться следующие правила:

- документы располагаются в акте по годам их рассмотрения;

- акты могут отдельно составляться на организации ,объекты испытаний (в т.ч. на документы о качестве, журналы, карточки.

4.7. Акты о выделении документов к уничтожению рассматриваются и согласовываются  комиссией, о чем в актах ставится отметка с указанием номера протокола  комиссии и даты её заседания.

4.8. Согласованные акты после утверждения их начальником лаборатории в двух экземплярах направляются на рассмотрение и утверждение Генеральному директору . После их утверждения акты по одному экземпляру, вторые –возвращаются  в лабораторию и хранятся в отдельной папке

4.9. Выделенные к уничтожению документы упаковываются, а в необходимых случаях опечатываются.

    5. Уничтожение документов в лаборатории

5.1. Уничтожение подготовленных документов производится только после согласования  центральной экспертной комиссией соответствующих годовых разделов описи документов постоянного хранения и актов о выделении документов к уничтожению.

5.2. Документы, подлежащие уничтожению, сдаются на утилизацию. Сдача на утилизацию оформляется приемно-сдаточной накладной (актом), в которой указываются дата передачи, количество переданных на утилизацию документов по фондам (судебные дела (в т.ч. уголовные, гражданские, об административных правонарушениях), материалы, документы о качестве, журналы, карточки). Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника лаборатории, ответственного за ведение архива.

5.3. В случае отсутствия организаций, производящих утилизацию, документы уничтожаются комиссией путем сожжения в отведенных для этого местах. Уничтожение документов путем сожжения оформляется комиссией актом с указанием количества документов по фондам.

5.4. В соответствующих актах о выделении документов к уничтожению ставятся отметки о дате их уничтожения, заверенные подписью работника сотрудник лаборатории, ответственного за ведение архива.

5.5. Запрещается использование выделенных к уничтожению дел  и других документов для хозяйственных нужд.

    6. Организация хранения, учета и использования документов архива лаборатории

6.1. Поступившие в архив документы (дела, материалы, документы о качестве, журналы, карточки) хранятся по фондам в хронологическом порядке на стеллажах и в шкафах.

6.2. Документы постоянного хранения размещают в коробках, временного хранения – в коробках или связках.  (документы о качестве) систематизируются в зависимости от их объема по 10-50 в коробке (связке). На каждой коробке (связке) указываются начальные и конечные регистрационные номера документов  о качестве помещенных в них.

6.3. Карточки хранятся в коробках в порядке их номеров по годам. Учетно-статистические карточки хранятся отдельно по уголовным, гражданским делам, делам об административных правонарушениях.

6.4. Стеллажи, шкафы, полки в помещении архива нумеруются сверху вниз, слева направо. На каждом стеллаже (шкафу) устанавливается указатель, в котором обозначается наименование, регистрационные номера и крайние даты документов, размещенных на каждой полке.

6.5. Все документы, хранящиеся в архиве лаборатории , должны быть учтены и описаны.

6.6. Основными учетными документами в архиве испытательной лаборатории являются:

- паспорт архива;

- номенклатура документов;

- описи документов постоянного и долговременного хранения;

- сдаточные описи;

- журнал выдачи дел (документов);

- акты приема-передачи документов на хранение в архив;

- акты о выемке к уничтожению документов;

- акты проверки наличия и состояния документов.

6.7. Учетные документы должны находиться в одном месте и храниться в железных шкафах.

6.8.  Сотрудник лаборатории, ответственный за ведение архива, с разрешения (по указанию) начальника лаборатории:

- выдает документы архива работникам

- направляет на основании письменного запроса документы в другие организации и учреждения;

- выдает выписки из архивных документов.

6.9. Порядок ознакомления и выдачи , материалов, документов, их копий, выписок из архива предусмотрен Инструкцией .

6.10.  О выдаче  (документа о качестве , журнала, материала) из архива производится отметка в журнале (приложение 8), в который по окончании календарного года вносится итоговая запись о количестве выданных из архива  (, журналов, материалов). а выдаются на срок не более одного месяца, за исключением случаев выдачи  (, журналов) по запросам. Состояние возвращаемых в архив  должно быть проверено в присутствии лица, возвращающего документ . Письменныезапросы  и сопроводительные письма о направлении хранятся в отдельной папке. Документы (заявления), послужившие основанием для допуска к ознакомлению с документом , находящимся в архиве, подшиваются к заявке

6.11.  Сотрудник лаборатории, ответственный за ведение архива лаборатории, по окончании календарного года (по состоянию на 31 декабря), но не позднее марта следующего года, оформляет паспорт архива (приложение 9).

7. Проверка наличия документов в архиве лаборатории

7.1. В целях обеспечения сохранности документов в архиве лаборатории комиссией, назначаемой Генеральным директором , производится проверка наличия и состояния документов.

7.2. В ходе проверки архива лаборатории осуществляется:

- установление фактического наличия документов, находящихся на хранении в архиве;

- выявление и устранение недостатков в учете документов;

- выявление отсутствующих документов и организация их розыска;

- выявление и учет документов, требующих реставрации, профилактической и технической обработки.

7.3. Проверка проводится не реже одного раза в шесть лет при большом объеме документов.

Единовременные проверки наличия и состояния документов проводятся в архиве испытательной лаборатории:

- после перемещения  в другое помещение;

- после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию)  или доступ в хранилища посторонних лиц;

- при смене  сотрудника лаборатории, ответственного за ведение архива.

7.4. При проверке наличия и состояния документов необходимо:

- сохранять порядок расположения документов на стеллажах и первичных средствах хранения;

- вносить в опись неучтенные а;

- изымать и изолировать а, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями.

Неучтенные документы  помещаются вслед за учтенными  для последующей обработки и описания.

7.5. Если при проверке обнаружено отсутствие документов,  то на основании распоряжения начальника лаборатории  организуется их розыск.

7.6. В этих целях рекомендуется:

- изучить все учтенные документы по выдаче  () из хранилища;

- организовать розыск не обнаруженных при проверке документов в лаборатории , в деятельности которого они образовались, предварительно изучив их сдаточные описи;

- проверить находящиеся рядом документы;

- изучить акты о изъятии   документов к уничтожению, ранее составленные акты проверки наличия и состояния документов в архиве.

7.7. Обнаруженные в итоге розыска документы размещаются на соответствующие места.

7.8. Необнаруженные документы списываются   с учета актом (приложение 10).

7.9. При обнаружении неисправимых повреждений документов составляется акт (приложение 11).

7.10. После утверждения актов об отсутствии документов или неисправимых повреждениях, необнаруженные и поврежденные документы исключаются в установленном порядке из описей и других учетных документов

7.11. По окончании проверки наличия и состояния документов по каждой описи в конце после заверительной надписи ставится  запись «проверено», проставляется дата проверки; запись подписывается проводившими проверку работниками с указанием их должностей.

7.12. Проверка наличия и состояния документов считается завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы проверяемого архива и представления соответствующих сведений о ах постоянного хранения в центральную экспертную комиссию для внесения изменений в контрольные экземпляры описей  постоянного и долговременного хранения.

8. Оборудование помещения архива испытательной лаборатории

8.1. Для обеспечения сохранности  () и других документов, создания необходимых условий для работы архива испытательной лаборатории отводится специально оборудованное помещение.

8.2. Архив должен размешаться в  отдельных  помещениях здания, отвечающих санитарно-гигиеническим требованиям, недоступных для посторонних лиц, сухих, безопасных в пожарном отношении.

8.3. Двери устанавливаются металлические или обшиваются металлом, закрываются надежными замками. Окна  помещения архива оборудуются металлическими решетками. Естественное освещение допускается рассеянным светом, при условии применения на окнах штор, жалюзи, окраски стекол.

8.5. В помещении архива категорически запрещается курение, а также пребывание в мокрой и грязной обуви, хранение и использование пищевых продуктов.

8.6. Помещение архива оборудуется пожарной и охранной сигнализацией, обеспечивается выходом к лестничным клеткам (лифтам) в случае эвакуации.

8.7. Пожарная безопасность в помещении архива обеспечивается средствами пожаротушения.

8.8. Помещение архива оборудуется металлическими стеллажами, скрытой или вмонтированной в металлические трубы электропроводкой, полугерметичной осветительной арматурой, герметичными или установленными в металлическихраспреительных шкафах (коробках) штепсельными розетками, предметами для перемещения документов внутри архива и для выемки , размещенных на верхних полках.

8.9. В помещении архива рекомендуется поддерживать постоянную температуру в преах +14 до +20 градусов по Цельсию и относительную влажность воздуха от 50 до 60 процентов.

8.10. В помещении архива принимаются меры, исключающие возможность появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли. Не реже одного раза в год проводятся санитарные дни для уборки пыли со стеллажей, коробок, связок и влажной уборки помещений. При проведении уборок вода не должна попадать на документы.http://ледибосс.рф/prodolzhenie-instrukcii-po-vedeniyu-arxiva.html

http://vk.com/club23595476
. контакты http://vk.com/club23595476 .